ESF Call aus Niederösterreich: Auf zum Lehrabschluss

Das Land Niederösterreich, vertreten durch das Amt der Niederösterreichischen Landesregierung, Abt. Allgemeine Förderung und Stiftungsverwaltung, finanziert als zwischengeschaltete Stelle (ZWIST) des Europäischen Sozialfonds zusammen mit dem Arbeitsmarktservice Niederösterreich (AMS NÖ) als nationaler Kofinanzierungspartner das Projekt “Auf zum Lehrabschluss”. Die ZwiSt Niederösterreich lädt interessierte FörderungswerberInnen ein Förderungsanträge zur Durchführung zu stellen.

Übergeordnetes Ziel ist Jugendliche und junge Erwachsene bis 24 Jahre mit absolvierter Schulpflicht und arbeitssuchende Personen mit zumindest zu 75 % abgeschlossener Lehr- oder FacharbeiterInnen Ausbildung (mindestens 2 Jahre Berufsschule positiv absolviert) oder mit beruflicher Vorerfahrung im angestrebten Lehrberuf durch umfassende Unterstützung an den Lehrabschluss heranzuführen.

Das Projekt bietet den TeilnehmerInnen sozialpädagogische Betreuung, Lern- und FachexpertInnentrainings, praktische Erprobung, Vermittlungsunterstützung und Outplacemanagement sowie die notwendige organisatorische Unterstützung. 

Einreichfrist: 28.08.2018 bis 25.09.2018

Die Einreichung erfolgt elektronisch über ZWIMOS, über diese Datenbank sind auch alle relevanten Dokumente für den Projektantrag downloadbar.

Wie erfolgt die Kostenprüfung bei Förderantragslegung? Wie sehen die Kriterien aus?

Die Kostenprüfung ist eine Vorgabe seitens ESF. Die Bewertungskommission prüft  formal die Plausibilität des Finanzplans sowie die Plausibilität des geplanten Personaleinsatzes inklusive Relation von Schlüsselpersonal zu Verwaltungspersonal. Im Hearing gibt es die Möglichkeit offene Fragen hierzu der Bewertungskommission zu beantworten.  

Was passiert, wenn der Preis über den Budgetvorgaben der Leistungsbeschreibung liegen sollte?

Dies wäre ein eindeutiges Ausschlusskriterium.

Gibt es Grenzen für die Vor- und Nachbereitungszeit?

Generell gibt es keine Beschränkung, das dargestellte Ausmaß der Vor- und Nachbereitung muss plausibel nachvollziehbar sein. So können z. B. administrative Tätigkeiten, die von TrainerInnen (Schlüsselpersonal) selbst durchgeführt werden, in die Vor- und Nachbereitungszeit einfließen und reduzieren damit die Kosten beim Verwaltungspersonal. Auch hierzu besteht im Hearing die Möglichkeit offene Fragen der Bewertungskommission zu beantworten. 

Sind Arbeitsgemeinschaften als FörderwerberInnen zugelassen? 

Eine ARGE (Arbeitsgemeinschaft) stellt aus rechtlicher Sicht eine Gesellschaft  bürgerlichen Rechts (GesbR) dar, die als Personengesellschaft FörderwerberIn sein kann (1 gemeinsamer Antrag). Die Zusammenarbeit der GesellschafterInnen ist im Projektkonzept bzw. im Anhang zum Konzept jeweils zu beschreiben.  Anmerkung der ZwiSt dazu (Seite 12, Pkt. 16 Leistungsbeschreibung Auf zum Lehrabschluss): „…sind gesonderte Anträge für ein jeweiliges Konzpet zu stellen“: In ZWIMOS kann dies nur mit einem gemeinsamen Antrag beider Gesellschafter geschehen, gesonderte Anträge in ZWIMOS sind nicht möglich. Aus 1 Antrag entsteht 1 Projekt, es kann nicht aus 2 Anträgen 1 Projekt entstehen.

Müssen die Referenzprojekte im Falle von Arbeitsgemeinschaften von den einzelnen Mitgliedern jeweils zur Gänze oder gemeinsam nachgewiesen werden?

Die vorgegebenen Referenzprojekte sind von der Arbeitsgemeinschaft in Summe zu erbringen, wobei jedes Mitglied der Arbeitsgemeinschaft zumindest ein einschlägiges Referenzprojekt nachzuweisen hat.

Ist die Auslagerung von Teilen der Leistungserbringung an Subunternehmen zulässig?

Die Auslagerung ist zulässig, allerdings dürfen keine Kerntätigkeiten davon betroffen sein.

Gibt’s Vorgaben zu den Ausstattungen? Gerade bei den Werkstätten könnten sich deutliche Unterschiede in den Förderanträgen bemerkbar machen.

Es gibt keine besonderen Vorgaben, die Ausstattung ist aber ein nicht unwesentliches Bewertungskriterium. 

Wie sind die Nachweise zur Zielgruppenzugehörigkeit zu erbringen?

ESF-Mittel sind nur für spezielle Zielgruppen vorgesehen. Aus den ausgefüllten und jeweils mit Unterschrift der TeilnehmerInnen versehenen ESF-Stammdatenblättern muss die Zielgruppenzugehörigkeit plausibel hervorgehen. Die Daten des Stammdatenblattes sind in der ZWIMOS-Datenbank einzugeben und das Original ist aufzubewahren. Nachweise, Abweichungen und Benachteiligungen (z.B. Kinderbetreuungspflichten, erschwerte Mobilität,…) sind mittels Unterlagen  zu dokumentieren.  Das AMS instruiert ihre BeraterInnen, sodass möglichst keine Fehler bei der Zubuchung von TeilnehmerInnen entstehen. Dahingehende Probleme können in der eigens eingerichteten Steuergruppe erörtert und einer Lösung zugeführt werden. Gegebenenfalls sind falsche Zubuchungen vom Fördernehmer / der Fördernehmerin jedenfalls möglichst früh aufzuzeigen.

Gibt es eine Stornoregelung?

Nein, zeichnen sich Besetzungsschwierigkeiten ab, ist dies in der Steuergruppe zu thematisieren und können Verschiebungen bzw. sinnvolle Umschichtungen der geplanten Module vereinbart werden.

Wie hoch sind die Stundensätze für 2019?

Die Stundensätze für 2019 sind in der ZWIMOS-Datenbank hinterlegt und dort ersichtlich. 

Müssen Vergaben und Preisvergleiche nachgewiesen werden?

Auch wenn bei Standardeinheitskosten die Berechnung und die entstandenen Beträge nicht mehr nachgewiesen werden müssen (vgl. Art. 14 Abs. 1 ESF-VO), so kann dennoch die Einhaltung von allgemeinen Grundsätze und Querschnittsmaterien (z.B. Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit, EU-Vergaberecht) überprüft werden. Daher sind Unterlagen wie z.B. Nachweis der Einhaltung der Vergaberichtlinien, Prüfung der Preisangemessenheit etc. …. nachzuweisen und aufzubewahren.

Sind externe Buchhaltung, Lohnverrechnung, Reinigung etc. …  als Verwaltungsstunden abrechenbar?

Nein, Kosten für Externe (nicht angestellte Mitarbeiter) bzw. externe Verwaltungsverträge (d.h. externe Lohnverrechnung) sind im Standardeinheitskostensatz enthalten (externer Zukauf). Angestellte Buchhaltungs- oder Reinigungskräfte  können jedoch als Verwaltungspersonal abgerechnet werden.

Ist die Höhe der Vor- und Nachbereitungszeiten bei TrainerInnen beschränkt?

AMS und ESF sehen hier keine Beschränkung vor, die Relation muss allerdings plausibel sein.

Verwaltungspersonal / Schlüsselarbeitskräfte: Vor- und Nachbereitungsarbeiten für TeilnehmerInnen?

Sollte die Relation zu anderen Anträgen sehr unterschiedlich sein, wird es bei der Bewertungs des Antrages im Gremium (Hearing) hinterfragt werden.

Im Muster-Förderungsvertrag ist § 6 Abs. 2 unklar.

Der Förderungsvertrag ist als Muster gedacht, der Punkt wird von der Verwaltungsbehörde noch bereinigt, mit dem Handbuch SEK wird die Vorlage auch noch veröffentlicht.  

Können Kosten bei verbundenen Unternehmen verrechnet werden?

Dies ist für freie DienstnehmerInnen und WerkvertragsnehmerInnen, deren Tätigkeit unmittelbar dem Projektziel zuordenbar ist (zB TrainerInnen) möglich - unter der Kategorie „Schlüsselkräfte“. Es ist der Nachweis zu erbringen, dass die Tätigkeiten unmittelbar dem Projektziel zuordenbar sind und dass tatsächlich Kosten für den Begünstigten entstanden sind. Zudem ist der Zahlungsfluss nachzuweisen.  

Die Splittung von Werkvertrag in Personal- und Sachkosten (Spesen, Reisekosten, etc.) ist im Angebot, im Werkvertrag und auf der Rechnung vorzunehmen.

Administrative Tätigkeiten von Personen, die nicht beim Projektträger angestellt sind (zB externe Lohnverrechnung für das Projekt) sind über die Pauschale abgedeckt. 

Sind Unterstützungsgelder für TeilnehmerInnen verrechenbar?

In diesen beiden Calls gibt es keine TeilnehmerInnen im Sinne von „sind beim Begünstigten angestellt“, die regelmässig Gehalt, DLU oder Taschengeld (Teilnehmerkosten) erhalten.  

Können für TeilnehmerInnen zugekaufte Kurse abgerechnet werden?

Ja, wenn Leistungsstunden/-einheiten (meistens à 50 Minuten) angeführt sind. Hinweis: für die Abrechnung als TrainerInnen-Stunden sind sie auf Stunden à 60 Minuten umzurechnen.

Zeit- und Tätigkeitsaufzeichnungen sind nachzuweisen.

Können Kosten im Call angeführte notwendige Shuttledienste als Personalkosten abgerechnet werden?

Wenn der Fahrer/die Fahrerin beim Projektträger angestellt ist, können diese als Kosten für Verwaltungspersonal abgerechnet werden. Die üblichen Nachweisformen für angestellte Mitarbeiter (bspw.: Arbeitsvertrag bzw. Zusatz zum Dienstvertrag / Zuweisung zum Projekt, Arbeitsplatzbeschreibung, Tätigkeitsbeschreibung) sind dabei zu beachten.

Sind 42 Wochen pro Jahr ein Fixum? Sind Krankenstände, Urlaub etc. … darin enthalten?

Ja, 42 Wochen pro Jahr sind der Referenzwert, wobei Ausfälle bereits darin inkludiert sind. Bei einer 40-Stundenwoche ergeben sich pro Jahr 1680 Stunden. 

Wenn MitarbeiterInnen nicht für das ganze Jahr geplant sind, sind dann 42 oder weniger Wochen zu budgetieren?

Bei Bedarf sind die geplanten Arbeitswochen zu aliquotieren. 

Sind die geforderten inhaltlichen Aufzeichnungen abrechnungsrelevant?

Die inhaltlichen Aufzeichnungen werden von der ZwiSt und vom AMS mit den Sachberichten geprüft (d.h. ob die Leistungen lt. Vertrag tatsächlich erbracht wurden). Die Approbation des Sachberichts ist Voraussetzung für die Prüfung der Abrechnung und die Erstellung der Prüfberichte der FLC. Stichprobenartige Querprüfungen mit der Abrechnung sind natürlich vorgesehen. 

Sind gemeinschaftlich genützte Räume abrechenbar?

Nein, mit der Anwendung dieser Standardeinheitskosten Projektkosten sind – mit der Ausnahme von TeilnehmerInnenkosten – alle Kosten des Projektes abgedeckt.

Können sich Stundensätze ändern?

Ja, in der ZWIMOS sind die Kostensätze für die nächsten Jahre bereits eingetragen. Bei Änderungen durch Erhöhungen der Kollektivverträge werden sie automatisch in ZWIMOS hinterlegt. Für die Abrechnung gilt dann der für diesen Abrechnungszeitraum hinterlegte Stundensatz.

Ist im Finanzplan als Projektleitung max. 1 VZÄ angeführt?

Dies ist auf Grund der Größe der Projekte keine Vorgabe. 

Ist es möglich, Personal während des Jahres zu tauschen?

Ja, jedoch sind die Zustimmung des AMS und Kenntnisnahme der ZwiSt vor Einsatz einzuholen.

Müssen Vertretungen für TrainerInnen beim AMS eingereicht werden?

Es wird empfohlen, einen „TrainerInnen-Pool“ dafür anzulegen und sich diesen „freigeben“ zu lassen, um bei kurzfristigen Ausfällen einen Ersatz zu haben. Werden TrainerInnen eingesetzt, die nicht eingereicht waren bzw. für Bereiche eingesetzt, für die sie nicht qualifiziert sind, so werden diese Leistungsstunden nicht anerkannt. 

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Alle abrechnungsrelevanten Belege.

Sind Anwesenheitsleisten der TeilnehmerInnen zu führen?

Ja 

Es gibt 2 finanzierende Stellen, gilt die Abrechnung für beide?

Ja.

Das AMS plant den Auszahlungsmodus 90% in 3 Teilen, der ESF-Anteil wird nach abgeschlossener Prüfung überwiesen. Halbjährliche Abrechnungen werden von der Verwaltungsbehörde bevorzugt. Die Unterlagen sind an die Buchhaltungsagentur zu schicken.

Sind Kostenstellen für die Projekte anzulegen?

Ja, ein Nachweis über einen eigenen Kostenrechnungskreis muss vorhanden sein.

Gibt es ein Handbuch für Standardeinheitskosten?

Daran wird gerade gearbeitet, die Veröffentlichung ist für Herbst geplant.

1) Meine Frage: Ist Lilienfeld ein möglicher Standort? Im Informationsschreiben wird nur Amstetten, St. Pölten, Wien, Krems, Ternitz erwähnt – wobei wir auch Plätze der AMS-Geschäftsstelle St. Pölten haben und somit Klientinnen aus dem Bezirk St. Pölten betreuen können?

Nein, nur die angegebenen Standorte sind anzubieten.


2) Meine Frage: Ist der Lehrabschluss im Lebensmitteleinzelhandel als Branche für dieses Projekt zulässig? Im Informationsschreiben ist keine Einschränkung der Berufsgruppen angegeben. 

Es ist keine Einschränkung angegeben, weil alle Berufsbereiche möglich sind und angeboten werden müssen. 

Je nach Vorerfahrung in einem Lehrberuf sind die Jugendlichen in diesem Lehrberuf auf eine mögliche Lehrabschlussprüfung vorzubereiten und zu unterstützen.

Nur für einen bestimmten Beruf anbieten zu wollen entspricht nicht der Intention und Vorgabe des Projekts. 


3)  Meine Frage: In der Leistungsbeschreibung sind im Kapitel 4 die Standorte aufgelistet. Müssen in einem Projektantrag alle Standorte abgedeckt werden? 

Ja, alle Standorte sind anzubieten


4) Meine Frage: Müssen die Werkstätten an den angeführten Standorten (Raum St.Pölten, südl. NÖ) sein oder könnten diese in einem Schulungsstandort integriert sein?

Die Werkstätten können sich auch an den vorgegebenen Schulungsstandorten in St. Pölten bzw. Ternitz befinden, müssen es aber nicht.

Zu bedenken ist dabei allerdings, dass TeilnehmerInnen aus anderen Regionen, wie z.B. dem Weinviertel auch zu diesen Werkstattstandorten anreisen müssen. 

5) Im Aufruf zum Call wird unter Punkt 11.2.1 Nachweise einerseits „Qualifikationsnachweise und Nachweise zu den Referenztätigkeiten der ProjektmitarbeiterInnen und Zustimmungserklärungen“ andererseits „ProjektmitarbeiterInnen und Qualifikation“ gefordert.

a) Was ist der Unterschied der beiden Punkte?

„ProjektmitarbeiterInnen und Qualifikation“ bei den Formalkriterien ist die Bekanntgabe des einzusetzenden Personals im Projekt. Die Qualifikationsnachweise, Zustimmungserklärungen und Nachweise zu den Referenztätigkeiten ist eine Präzisierung der vorzulegenden Anforderungen zum Personal durch den Antragsteller. 

b) Was genau wird bei beiden Punkten verlangt bzw. was genau ist hier zu liefern, um beide Punkte zu erfüllen?

Sobald ausreichende Qualifikationsnachweise, Zustimmungserklärungen und Nachweise zu den Referenztätigkeiten zur Umsetzung der geforderten Projekttätigkeiten vorgelegt werden, sind die Formalkriterien für das Personal erfüllt. 

6) Unter Punkt 19 der Leistungsbeschreibung – Allgemeine Mindestanforderungen an die TrainerInnen/BeraterInnen – ist angegeben, dass anstelle der TrainerInnen-/Coachingausbildung als Mindesterfordernis auch Erfahrung als TrainerIn oder BeraterIn in der Jugend- oder Erwachsenenbildung, Lehrtätigkeit im Unterrichtswesen oder eine Beratungstätigkeit im Ausmaß von 2 Jahren akzeptiert wird. Da dieses Projekt als Ziel für die TeilnehmerInnen die positive Ablegung der LAP hat und aufgrund der Vielzahl an Berufen, die hier in diesem Projekt ausgebildet werden, ist es notwendig qualifizierte TrainerInnen direkt aus der Wirtschaft einzusetzen, welche allerdings weder über eine TrainerInnenausbildung noch über 2.000 Std. Erfahrung im Unterrichtswesen verfügen.

In den Allgemeinen Bestimmungen V 1.20 des AMS NÖ auf der Seite 47 unter Punkt 13.16 Qualität des eingesetzten Personals ist folgendes festgelegt: Bei Kursprojekten mit dem Ziel der Ablegung eines Lehrabschlusses, wird anstelle der TrainerInnen-/Coachingausbildung als Mindesterfordernis auch die AusbildnerInnenprüfung akzeptiert. Wäre diese Regelung auch für diesen Call denkbar?  

Wir werden in diesem Projekt, in dem die Vorbereitung auf den Lehrabschluss im Zentrum steht, die AusbildnerInnenprüfung als Ersatz für das Mindesterfordernis der TrainerInnen-/Coachingausbildung anerkennen.

7) Unter Punkt 9 der Leistungsbeschreibung – Seite 8 – ist angegeben, dass vom Förderwerber 5 Werkstätten im Zentralraum NÖ und im süd/östlichen NÖ zur Verfügung gestellt werden müssen.
Wäre es möglich, wenn die notwendigen Räumlichkeiten an den Standorten zur Verfügung stehen, mit transportablen Werkstättenausstattungen zu arbeiten? Transportable Werkstättenausstattungen sind Einheiten, welche die geforderte Mindestausstattung lt. Callunterlage erfüllen, und im Bedarfsfall jederzeit an den Standort geliefert und aufgebaut werden können.

Ja, transportable Werkstättenausstattungen werden anerkannt.

8) Reicht es hier, wie in unserem Musterbeispiel angeführt, für die TrainerInnen diese Tabelle wie folgt auszufüllen? (die restlichen Schlüsselkräfte würden sehr wohl mit konkreten Namen und Stunden ausgefüllt werden. Die Namen  sind in den TrainerInnenformblätter ersichtlich.

Nein, es reicht nicht, es sind pro Kostenkategorie alle geplanten MitarbeiterInnen namentlich anzugeben und die vorgegebenen Spalten zu befüllen.  

a) Zusatzfrage hier: Müssen in den Formblättern die genauen Stunden pro TrainerIn angegeben werden? 

Ja

b)Wie ist es dann mit Nachreichungen/Tausch von TrainerInnen?

Nachreichungen / Tausch sind Ersatz für bereits beantragte TrainerInnen. 

c)Wenn Stunden angegeben werden funktioniert das angegebene Prinzip eines TR-Pools nicht.

Antwort auf Frage 8 c) der TR-Pool ist für einen kurzfristigen Ersatz, siehe „ Standardeinheitskosten (SEK) Infoveranstaltung Fragen und Antworten“  Frage: Müssen Vertretungen für TrainerInnen beim AMS eingereicht werden? TrainerInnen diesen zusätzlichen TR-Pools müssen nicht im Finanzplan erfasst werden. 

9) Müssen in der ZWIMOS beim Reiter „Personen“ nur die MitarbeiterInnen oder auch jede/r einzelne Trainer/in angelegt/angegeben werden?

Zumindest sind die rechtsverbindlichen VertreterInnen einzutragen und nach Förderzusage sind alle ProjektmitarbeiterInnen zu erfassen. Die geforderten Personalunterlagen sind bereits beim Antrag vollständig unter Anlagen hochzuladen.

10) Im Reiter „Orte“ in der ZWIMOS gibt es den Ort „Wien“ nicht zum Auswählen. Was soll stattdessen ausgewählt werden?

Bitte geben Sie eine der 3 möglichen NUTS-Regionen ein:

  • Wiener Umland Nordteil (00127)
  • Wiener Umland Südteil (00126)
  • Wienerwald (31726)

11) Bei der Durchsicht der Trainer/innen-Stunden ist uns aufgefallen, dass die angegebenen Stunden, nicht mit der Berechnungsbasis übereinstimmen. Beispiel:

Die Kategorie Praktikum wird mit durchschnittlich 6 MS pro Teilnehmer angegeben. In St. Pölten werden 34 TN ausgeschrieben. 6 MS x 34 TN = 204 MS. Lt. Call-Unterlage gibt es allerdings nur 162 MS.

Selbiges Problem sehen wir bei den FachexpertInnen. Hier ist die Berechnungsbasis 24 MS pro TN und wieder als Beispiel mit St. Pölten. 24 MS x 34 TN = 816 MS. Lt. Call-Unterlage sind nur 648 MS ausgeschrieben.

Können die Stunden im Angebot angepasst werden?

Dieser Fehler zieht sich über alle Standorte und ergibt eine Differenz von insgesamt 1.498 MS. Diese Stundenverschiebung hätte ja auch massive Auswirkungen auf die Trainer/innenformblätter.

Durch die Vertragslaufzeit von einem Jahr und die durchschnittlichen Verweildauer von 6 Monaten scheinen nicht alle Std. für die Kategorien "Sozial Pädagogische Betreuung, Praktika, ind. Outplacement" bzw. "FachexpertInnen" aller TeilnehmerInnen in den berechneten Stunden auf.

Berechnungsgrundlage sind 1 Std/Monat für Praktikumsbetreuung und Soz.päd. Betreuung sowie 4 Std je Monat für die Unterstützung durch FachexpertInnen.

Da TeilnehmerInnen aber auch kürzer als 6 Monate im Rahmen des gegenständlichen Fördervertrages (z. B. Eintritt September bis Dezember) betreut werden, fallen diese Std erst für die in Aussicht gestellte Verlängerung an.

Das AMS NÖ geht von einem relativ gleichmäßigen laufenden Eintritt über den gesamten Förderzeitraum aus.


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Amt der NÖ Landesregierung
Abteilung Allgemeine Förderung und Stiftungsverwaltung
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3109 St. Pölten
E-Mail: post.esf@noel.gv.at
Tel: 02742/9005-13613
Letzte Änderung dieser Seite: 24.9.2018
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